Касовий та накопичувальний облік витрат 2026 – різниці

Починаючи з 2026 року, поріг доходу, який дозволяє застосовувати касовий облік, збільшиться з 1 мільйона до 2 мільйонів злотих. Це означає, що значно більша група підприємців зможе вибрати касовий облік замість накопичувального. Кожен метод має різні наслідки для руху готівки вашої компанії та термінів сплати податків.

У чому різниця між касовим та накопичувальним обліком?

Основна різниця полягає в моменті реєстрації витрат у книгах. Касовий облік дозволяє відрахувати витрати тільки після фактичної оплати рахунку. Накопичувальний облік вимагає реєстрації витрат в момент виписування рахунку, незалежно від того, оплачений він чи ні.

Касовий облік – спрощений

При касовому обліку ви реєструєте витрати в день їх виникнення, зазвичай на дату виписування рахунку або квитанції. Ви не розділяєте витрати на прямі та непрямі. Усі витрати заносяться одразу до податкової книги доходів та витрат.

• Витрати реєструються на дату виписування документа
• Немає розрізнення між прямими та непрямими витратами
• Витрати наприкінці року вводяться одноразово
• Простіший облік та менше формальностей

Накопичувальний облік

Накопичувальний облік вимагає розділення всіх витрат на прямі та непрямі. Прямі витрати пов’язані з конкретним доходом – наприклад, покупка товару для перепродажу. Непрямі витрати стосуються загального функціонування вашої компанії.

• Прямі витрати реєструються в році, коли ви отримали пов’язаний дохід
• Непрямі витрати розподіляються пропорційно до періоду, до якого вони відносяться
• Витрати наприкінці року потребують пропорційного розподілу
• Більш детальний облік, вищі формальні вимоги

Хто може обрати касовий облік у 2026 році?

З січня 2026 року ви можете застосовувати касовий облік, якщо ваш дохід у 2025 році не перевищив 2 мільйони злотих. Це подвоює поточний поріг у 1 мільйон злотих.

Додаткові умови:

• Ви займаєтесь індивідуальною підприємницькою діяльністю (ви можете наймати працівників)
• Ви не вели бухгалтерські книги подвійного запису
• Ви подали письмову декларацію до податкової служби не пізніше 20 лютого 2026 року

Касовий ПНД доступний підприємцям, які звітують за прогресивною шкалою податку, плоским податком або паушальним податком. Якщо ви розпочинаєте діяльність протягом року, ви подаєте декларацію до 20-го числа місяця, який слідує за місяцем розпочатку діяльності.

Коли касовий облік не працює – ключові виключення

Касовий облік має значні обмеження. Ви не можете застосовувати його до всіх операцій.

Операції, виключені з касового обліку

Тип операції	Правило обліку
Продаж та покупка основних засобів	Завжди накопичувальний облік з амортизацією
Нематеріальні активи	Завжди накопичувальний облік
Операції з фізичними особами (B2C)	Стандартний накопичувальний облік
Операції зі споріднованими сторонами	Накопичувальний облік
Операції з суб’єктами податкових гаваней	Накопичувальний облік

Касовий облік застосовується тільки до операцій між бізнесами (B2B), задокументованих рахунками. Якщо ви продаєте товари або послуги приватним особам, ви повинні звітувати про дохід при виписуванні рахунку або отриманні платежу згідно зі стандартними правилами.

Як обраховувати витрати наприкінці року?

Рахунки, видані наприкінці року, – частої пастки при обліку. Спосіб їх реєстрації залежить від вибраного вами методу.

Приклад: страховка службового автомобіля

Ви отримали рахунок у грудні 2025 року за страховку цивільної відповідальності автомобіля на суму 2400 злотих. Страховка діє з січня по грудень 2026 року.

Касовий метод: Ви реєструєте повну витрату 2400 злотих у грудні 2025 року на дату рахунку. Ви не розділяєте витрати по періодам.

Накопичувальний метод: Ви повинні розподілити витрати пропорційно. У грудні 2025 року ви реєструєте 0 злотих (страховка стосується лише 2026 року). Ви реєструєте повну витрату 2400 злотих у 2026 році, або пропорційно по 200 злотих на місяць, або одноразово в січні 2026 року.

Прямі та непрямі витрати при накопичувальному обліку

Якщо ви застосовуєте накопичувальний облік, ви повинні класифікувати кожну витрату.

Прямі витрати – пов’язані з конкретним доходом:

• Покупка товару для перепродажу
• Матеріали для виробництва
• Витрати на послуги субпідрядчиків для конкретних проектів
• Заробітна плата виробничих робітників

Непрямі витрати – пов’язані із загальною діяльністю компанії:

• Оренда офісу
• Комунальні платежі (електроенергія, інтернет)
• Страховка компанії
• Витрати на маркетинг
• Пальне для службових автомобілів

Ви реєструєте прямі витрати в році, коли ви отримали пов’язаний дохід. Якщо ви купили товар у листопаді 2025 року та продали його в січні 2026 року, ви реєструєте вартість покупки в 2026 році.

Які наслідки неправильного обліку витрат?

Неправильний облік витрат може призвести до податкових перевірок та фінансових штрафів.

Можливі наслідки

• Додатковий податок на доходи від неправильно відрахованих витрат
• Відсотки на податкову заборгованість, розраховані з дати сплати
• Податковий штраф від 175 до 3500 злотих за невеликі суми
• Штраф за порушення податкового законодавства понад 8750 злотих за серйозні порушення
• Кримінальне податкове провадження за навмисне уникнення податків

Найбільш поширені помилки, виявлені під час перевірок:

• Відсутність належних рахунків та підтверджуючих документів
• Неправильна класифікація прямих та непрямих витрат
• Неправильний розподіл витрат наприкінці року
• Непропорційний розподіл багатоперіодних витрат

Який метод кращий для вашого бізнесу?

Вибір методу залежить від типу вашого бізнесу та структури платежів клієнтів.

Касовий облік краще працює, коли:

• Ваші клієнти платять з затримкою (30-90 днів)
• Ви управляєте малою компанією з доходом до 2 мільйонів злотих на рік
• Ви цінуєте простоту обліку
• Ви хочете покращити рух готівки та не платити податок до отримання платежу
• Більшість операцій – це B2B з іншими бізнесами

Накопичувальний облік краще, коли:

• Ваш дохід перевищує 2 мільйони злотих на рік
• У вас є доступ до капіталу та стабільне фінансування
• Ви генеруєте тисячі операцій на місяць
• Вам потрібен точний фінансовий аналіз та звітність
• Ви в основному продаєте споживачам (B2C)

Пам’ятайте, що після вибору методу ви повинні застосовувати його протягом усього податкового року. Ви можете перейти на інший метод тільки в наступному році, подавши повідомлення до податкової служби до 20 лютого.

Як це працює на практиці? Досвід Progress Holding

На основі аналізу понад 800 компаній, які обслуговує Progress Holding з 2023 по 2025 рік, ми помітили чіткі тенденції у виборі методів обліку витрат.

Наші дані показують:

• Лише 12% підприємців, які мають право на касовий облік, обрали його в 2025 році
• Основною причиною відмови була турбота щодо складності обліку операцій B2C
• 47% фірм з доходом від 1 до 2 мільйонів злотих планують перейти на касовий ПНД у 2026 році після підвищення порогу
• Найбільш поширена помилка (68% перевірок) – неправильний розподіл непрямих витрат наприкінці року при накопичувальному обліку

На практиці ми спостерігаємо, що постачальники послуг з довгими термінами оплати (60+ днів) отримують максимальні вигоди від касового обліку. Компанія з доходом 1,5 мільйона злотих та середнім терміном платежу 45 днів заощадила приблизно 18 000 злотих на рік, відклавши платежі авансових податків.

З іншого боку, торгові компанії з швидким оборотом товарів (платежі 7-14 днів) бачать невелику різницю між методами. Для них спрощення обліку має більше значення, ніж оптимізація руху готівки.

Часто задавані питання

Чи можу я змінити метод обліку в середині року?

Ні. Ви повинні застосовувати вибраний метод протягом усього податкового року. Ви можете змінити методи тільки в наступному році, подавши письмове повідомлення до податкової служби до 20 лютого.

Що робити, якщо мій дохід перевищить 2 мільйони злотих протягом року?

Ви можете продовжувати використовувати касовий облік до кінця року. Починаючи з наступного року, ви втрачаєте право на касовий облік та автоматично переходите на накопичувальний облік. Вам не потрібно подавати жодне повідомлення про зміну.

Чи поширюється касовий облік на ПДВ?

Ні. Це окремі системи. Касовий ПНД застосовується тільки до обліку податку на доходи. ПДВ звітується за окремими правилами згідно із Законом про ПДВ. Ви можете використовувати касовий облік ПДВ (для малих платників податків) незалежно від вашого методу ПНД.

Як я обраховую рахунок, отриманий при використанні касового обліку, але оплачений після переходу на накопичувальний облік?

Ви відраховуєте витрату в році, коли ви оплачуєте рахунок – вже використовуючи накопичувальний облік. Якщо ви отримали рахунок у грудні 2026 року, використовуючи касовий ПНД, та оплатили його в січні 2027 року після переходу на накопичувальний, ви реєструєте витрату в 2027 році.

Чи може партнер цивільного партнерства використовувати касовий облік?

Ні. Касовий облік доступний тільки фізичним особам, які займаються індивідуальною підприємницькою діяльністю. Партнери в партнерствах не можуть його використовувати. Це також стосується бізнесу при спадщині.

Чи повинен я платити за зміну методу обліку?

Ні. Подання декларації про вибір касового обліку або повідомлення про відмову є безкоштовною. Це стандартна адміністративна процедура без податкових зборів.

Вибір правильного методу обліку витрат прямо впливає на рух готівки вашої компанії та суми авансових податків. Збільшення порогу в 2026 році до 2 мільйонів злотих відкриває цю можливість для значно більшої групи підприємців. Перед тим як вибрати, проаналізуйте структуру вашого доходу, терміни платежів клієнтів та тип вашого бізнесу.

Потрібна професійна допомога у виборі найкращого методу обліку для вашого бізнесу? Зв’яжіться з нами в Progress Holding: +48 603 232 418 або office@progressholding.pl. Ми допоможемо вам прийняти оптимальне рішення та забезпечимо повний облік, починаючи з 599 злотих нетто на місяць. Ми обслуговуємо понад 800 компаній, включаючи іноземців, які ведуть бізнес у Польщі.