Використання KseF – поради від Progress Holding

KSeF, або Krajowy System e-Faktur (Національна система електронних рахунків-фактур) – це проект польського уряду, покликаний реформувати систему документообігу в країні. Він являє собою централізовану платформу для обробки електронних рахунків-фактур, що забезпечує безпеку, прозорість і ефективність обміну фінансовою інформацією.

Коли KSeF стане обов’язковою?

Фахівці з Progress Holding Sp. z o.o. попереджають своїх клієнтів, що введення обов’язкового використання KSeF буде поетапним:

• З 1 лютого 2026 року KSeF стане обов’язковим для підприємців, сума прибутку яких (включаючи суму податку) перевищує 200 мільйонів злотих у 2025 році;
• З 1 квітня 2026 року для інших підприємців.

Переваги KSeF:

• Спрощення адміністрування – автоматизована обробка рахунків-фактур значно скорочує час і витрати на рутинні операції. • Підвищення безпеки – централізована система мінімізує ризик шахрайства та втрати документів. • Прискорення процесу повернення ПДВ – електронні рахунки-фактури обробляються швидше, що прискорює процес повернення ПДВ. • Поліпшення контролю – система надає державі більш ефективний контроль над податковими надходженнями. • Екологічність – скорочення паперового документообігу сприяє охороні навколишнього середовища. • Інтеграція з іншими системами – KSeF може бути інтегровано з існуючими системами бухгалтерського обліку, що спрощує роботу підприємства.

Як працює KSeF?

KSeF працює на основі обміну даними між платниками ПДВ та системою через спеціально розроблені API. Після створення рахунку-фактури в системі бухгалтерського обліку, він відправляється в KSeF. Система перевіряє його достовірність, а потім направляє його отримувачу. Отримувач підтверджує отримання рахунку-фактури в системі. Вся історія обміну документами зберігається в KSeF, що забезпечує повну прозорість процесу.

Хто підпадає під вимогу використання KSeF?

Через поетапне впровадження, на даний момент обов’язковість залежить від розміру підприємства та обороту. Точну інформацію про те, які компанії повинні використовувати KSeF, можна уточнити у співпрацівників Progress Holding Sp. z o.o .

Як приєднатися до KSeF?

Фахівці Progress Holding sp. z o.o. допоможуть пройти процедуру реєстрації в системі. Приєднання до KSeF здійснюється через спеціалізоване програмне забезпечення, яке може бути інтегровано з існуючими системами бухгалтерського обліку. Наші консультанти допоможуть вам вибрати програмне забезпечення, сумісні з KSeF.

Технічне забезпечення:

Технічне забезпечення роботи з KSeF ґрунтується на використанні API (Application Programming Interface), що дозволяє інтегрувати систему з різними бухгалтерськими програмами. Для роботи з KSeF необхідний доступ до Інтернету та спеціалізоване програмне забезпечення. Безпека забезпечується шифруванням даних та іншими механізмами захисту інформації. Менеджери Progress Holding sp. z o.o проконсультують вас при виборі надійного постачальника програмного забезпечення, який гарантує безпеку та стабільність роботи.

Процес відправки рахунків-фактур у Krajowym Systemie e-Faktur

Наші спеціалісти проводять відправку рахунків-фактур через спеціальний інтерфейс, якій надає KSeF для відправки даних про рахунок-фактуру. Ми проводимо усі етапи відправки рахунків-фактур:

1. Використання сертифікованого програмного забезпечення –  ми використовуємо програму, сертифіковану для роботи з KSeF. Ці програми інтегруються з системою та забезпечують перевірку даних перед відправкою, що мінімізує помилки та відхилення. Ми вводимо дані про вашу рахунок-фактуру в програму, і вона відповідає за передачу їх в KSeF.
2. Введення даних: У програмі ми вказуємо всі необхідні дані, як і для звичайного рахунка-фактури:

• Дані продавця (NIP, адреса і т.д.) • Дані покупця (NIP, адреса і т.д.) • Номер рахунку-фактури • Дата виставлення (wystawienia) • Дата продажу (sprzedaży) – може відрізнятися від дати виставлення • Позиції з описом товарів/послуг, кількістю, ціною за одиницю, ставкою ПДВ, сумою ПДВ та загальною сумою. • Сума netto та brutto • І інші необхідні реквізити (наприклад, номер замовлення–(zamówienia).

1. Перевірка даних: Програма перевіряє правильність і повноту введених даних перед відправкою в KSeF. Це допомагає уникнути помилок і подальших відхилень.
2. Відправка в KSeF: Після перевірки даних програма відправляє інформацію в KSeF. Система надає рахунку-фактурі унікальний номер (UUID) і підтверджує його отримання.
3. Отримання підтвердження: Після успішної відправки програма отримує підтвердження від KSeF, що містить UUID і іншу інформацію про рахунок-фактуру. Це підтвердження є доказом того, що рахунок-фактура був правильно відправлений і зареєстрований в системі.
4. Зберігання: Ми зберігаєте підтвердження від KSeF разом з даними рахунку-фактури у своїй системі та передаємо дані вам.

Progress Holding Sp. z o.o.  використовує тільки сертифіковане програмне забезпечення, яке взаємодіє з системою через API, тому що не можна просто відправити файл у форматі PDF або XML в KSeF. Відправка некоректно оформлених даних може призвести до відхилення рахунку-фактури. Ми уважно ознайомилися з вимогами KSeF і вибрали найкраще сертифіковане програмне забезпечення. Ми вважаємо, що KSeF є значним кроком до цифровізації польської економіки. Система значно покращить ефективність і прозорість процесу обміну рахунками-фактурами. Progress Holding Sp. z o.o. допоможе вам підготуватися до переходу на KSeF, щоб уникнути штрафів і забезпечити безперебійну роботу вашого бізнесу. Наша команда постійно слідкує за оновленнями інформації на офіційних сайтах польських властей. Наша компанія спеціалізується на наданні комплексного бухгалтерського та податкового обслуговування іноземним юридичним особам. Більше 20 років ми надаємо підтримку нашим клієнтам, надаючи кожному персонального консультанта для вирішення всіх виникаючих питань. Якщо у вас залишилися питання, напишіть нам на office@progressholding.pl