Податкова Книга Доходів та Витрат (КДВ) – гайд 2026

КДВ (KPiR) – це спрощений облік доходів та витрат, який дозволяє розрахувати прибутковий податок у Вашій діяльності. У 2026 році Ви все ще можете її застосовувати, якщо відповідаєте умовам Закону про PIT та Закону про бухгалтерський облік. У цьому посібнику я показую, хто повинен вести КДВ, як її заснувати та як безпечно пройти через зміни з 2026 року.

Що таке КДВ і для чого вона використовується у 2026 році?

КДВ – це податкова книга доходів та витрат, в якій Ви обліковуєте доходи та витрати від діяльності. Вона слугує виключно для цілей прибуткового податку і є основою для розрахунку авансових платежів та річного податку.

Правові основи КДВ

КДВ насамперед випливає із Закону про прибутковий податок з фізичних осіб (PIT), зокрема зі статті 24а. Детальні правила ведення книги визначає Розпорядження Міністра фінансів щодо ведення податкової книги доходів та витрат. Актуальні тексти можна знайти в “Dziennik Ustaw” на isap.sejm.gov.pl.

• Закон про прибутковий податок з фізичних осіб – зведений текст на isap.sejm.gov.pl
• Розпорядження Міністра фінансів від 23.12.2019 р. щодо КДВ
• Нове розпорядження про КДВ, чинне з 2026 р.

Для чого КДВ використовується на практиці?

На підставі КДВ Ви розраховуєте дохід, тобто різницю між доходами та витратами діяльності. Ці дані Ви пізніше переносите до річної декларації PIT-36 або PIT-36L. Книга також дозволяє контролювати маржу та рентабельність Вашої фірми в місячному розрізі.

Коли КДВ має сенс для Вашої фірми?

КДВ найбільш вигідна для мікро- та малих фірм, які не мають складної структури. Вона добре підходить для фрилансерів, індивідуальних підприємців та простих товариств. У Progress Holding ми завжди аналізуємо, чи є КДВ найкращим вибором для Вас, чи краще одразу перейти на повний бухгалтерський облік.

Хто повинен вести КДВ у 2026 році?

КДВ у 2026 році ведуть фізичні особи та товариства фізичних осіб, якщо вони розраховуються на загальних засадах або лінійним податком і не перевищили поріг доходів, що зобов’язує до повного бухгалтерського обліку. Ви не використовуєте КДВ, коли розраховуєтеся фіксованою ставкою (ryczałt), податковою карткою або у Вас є капітальне товариство.

Суб’єкти, які стандартно ведуть КДВ

• фізична особа, що веде індивідуальну підприємницьку діяльність,
• цивільне товариство фізичних осіб,
• повне товариство фізичних осіб,
• партнерське товариство,
• підприємство у спадку, якщо доходи вписуються в ліміт КДВ.

Коли Ви не застосовуєте КДВ?

• коли Ви розраховуєтеся фіксованою ставкою від облікованих доходів або податковою карткою,
• коли Ви ведете бухгалтерські книги (повний бухгалтерський облік),
• коли Ви дієте як ТОВ (spółka z o.o.), АТ (S.A.) або просте акціонерне товариство (P.S.A.),
• коли Ваші доходи від діяльності перевищили ліміт 2,5 млн євро і виник обов’язок ведення повних книг.

КДВ та іноземець, який веде фірму в Польщі

Іноземець може вести діяльність на КДВ, якщо відповідає умовам в’їзду, перебування та доступу до економічної діяльності в Польщі. Вам потрібен номер PESEL або NIP, адреса для листування та реєстрація діяльності у CEIDG або реєстрація товариства. Progress Holding допомагає іноземцям у повній реєстрації фірми, виборі форми оподаткування та запуску КДВ крок за кроком.

Який ліміт доходів для КДВ і коли у 2026 році потрібно перейти на повний бухгалтерський облік?

Обов’язок переходу з КДВ на бухгалтерські книги у 2026 році виникає, коли Ваші доходи за 2025 рік перевищать еквівалент 2,5 млн євро. Для 2026 року це означає доходи не менше 10 646 500 злотих.

Як розраховується ліміт 2,5 млн євро?

Ліміт випливає із Закону про бухгалтерський облік та Закону про PIT. Він перераховується у злоті за середнім курсом НБП (Національного Банку Польщі) з першого робочого дня жовтня попереднього року. На цій основі для 2026 року прийнято суму 10 646 500 злотих.

Що означає перевищення ліміту для Вашої фірми?

Якщо у 2025 році Ви перевищите ліміт 10 646 500 злотих доходів, з 1 січня 2026 року Ви повинні вести бухгалтерські книги. Ви не можете більше застосовувати КДВ у наступному податковому році. У такій ситуації допомагає Progress Holding, переносячи Ваші дані з КДВ до повного бухгалтерського обліку та складаючи план рахунків відповідно до Закону про бухгалтерський облік.

Добровільний перехід на повні книги

Навіть якщо Ви не перевищуєте ліміт 2,5 млн євро, Ви можете добровільно перейти на бухгалтерські книги. Такий крок має сенс, коли Ви розвиваєте фірму, залучаєте інвестора або банківське фінансування. Ми спільно аналізуємо, чи виправдовує у Вашому випадку інформаційний виграш від повного бухгалтерського обліку вищі витрати на обслуговування.

Як заснувати та повідомити про КДВ крок за кроком?

КДВ засновується на день початку діяльності або на перший день нового податкового року. Всі формальності Ви можете владнати при реєстрації діяльності, відповідним чином заповнивши заяву CEIDG або реєстраційні документи товариства.

Крок 1. Оберіть форму оподаткування доходу

Щоб вести КДВ, Ви обираєте загальні засади (шкала 12% та 32%) або лінійний податок 19%. Фіксована ставка від облікованих доходів вимагає іншого обліку, а не КДВ. Інформацію про обрану форму Ви вказуєте у заяві CEIDG або окремій заяві до податкової інспекції.

Крок 2. Зареєструйте діяльність та ідентифікаційний номер

Фізична особа реєструє діяльність у CEIDG, а товариство вимагає договору та повідомлення до відповідного реєстру та податкової інспекції. Іноземцю потрібен номер PESEL або NIP та адреса в Польщі для листування. Progress Holding проводить весь процес реєстрації та допомагає отримати необхідні номери та повідомлення до ZUS.

Крок 3. Запровадьте КДВ у відповідний момент

Книгу засновуєте не пізніше дня початку діяльності або з 1 січня нового податкового року. КДВ може вестися електронно у бухгалтерській програмі або – у винятках – паперово, відповідно до розпорядження. Вже на етапі заснування книги варто подбати про шаблон, який відповідає актуальному розпорядженню на 2026 рік.

Крок 4. Повідомлення бухгалтерського бюро

Якщо Ви доручаєте ведення КДВ Progress Holding або іншому бюро, податкова інспекція повинна знати адресу зберігання книги. Інформацію про місце ведення книг Ви вписуєте у CEIDG або повідомляєте оновленням NIP. Завдяки цьому інспекція знає, де може вимагати пред’явлення документації.

Як виглядає структура КДВ і які містить колонки?

КДВ має уніфіковане табличне розташування, визначене у Розпорядженні Міністра фінансів. Вона складається з колонок, які впорядковують найважливіші дані про доходи та витрати.

Які дані повинні бути у заголовку КДВ?

• назва фірми та ім’я, а також прізвище платника податків,
• адреса ведення діяльності,
• NIP платника податків,
• заголовок “Податкова Книга Доходів та Витрат” та місяць і рік, до яких відносяться записи.

Найважливіші колонки в КДВ – практичний огляд

Область КДВ	Що Ви вписуєте?
Основні дані запису	Порядковий номер, дата господарської події, номер бухгалтерського документа, опис операції.
Доходи від продажу	Вартість проданих товарів та послуг, інші доходи від діяльності.
Купівля товарів та матеріалів	Рахунки-фактури купівлі торгових товарів, матеріалів, а також побічні витрати купівлі.
Винагороди	Винагороди працівників готівкою та в натурі, пов’язані з діяльністю.
Інші витрати	Постійні витрати, зовнішні послуги, оренда, комунальні послуги, маркетинг та інші витрати на отримання доходів.
Підсумки	Загальні витрати, загальний дохід, а також результат за розрахунковий період.

Додаткові обліки поруч із КДВ

Окрім самої КДВ, Ви повинні вести облік основних засобів та нематеріальних активів. Часто також потрібен облік обладнання, пробігу транспортних засобів та звіти з фіскального апарату. У Progress Holding ми дбаємо, щоб усі ці реєстри були узгоджені із записами в КДВ та файлами JPK.

Які доходи та витрати Ви вписуєте до КДВ?

До КДВ потрапляють усі доходи від Вашої діяльності, оподатковані на загальних засадах або лінійно. Ви також вписуєте витрати на отримання доходу, які мають зв’язок з отриманими доходами.

Доходи у КДВ – що Ви обліковуєте?

• продаж товарів та послуг, задокументований рахунками-фактурами та чеками,
• доходи, не задокументовані рахунками-фактурами, що обліковуються на підставі власних внутрішніх документів,
• інші доходи від діяльності, наприклад, відсотки від коштів на фірмовому рахунку,
• доходи в іноземних валютах після перерахунку у злоті за відповідним курсом.

Момент виникнення доходу у КДВ

Момент виникнення доходу визначає Закон про PIT. Як правило, це день видачі товару, виконання послуги або частини послуги, не пізніше дня виставлення рахунку-фактури або отримання оплати. Завдяки цьому податкова інспекція може пов’язати Ваші доходи з періодом, до якого вони відносяться.

Витрати на отримання доходу – практичні приклади

• купівля торгових товарів та матеріалів для виробництва,
• оренда за офіс, оплата за комунальні послуги та Інтернет,
• лізинг та експлуатаційні витрати автомобіля, що використовується у діяльності,
• бухгалтерські, юридичні, маркетингові послуги, а також навчання, пов’язане з діяльністю,
• винагороди працівників та виконавців, внески ZUS, що фінансуються роботодавцем.

Типові витрати, про які підприємці забувають

На практиці Ви часто оминаєте дрібні витрати, які також є податковими витратами. Йдеться про канцелярські матеріали, оплату за домени та хостинг, чи невеликі покупки обладнання. У Progress Holding ми стежимо, щоб жоден рахунок-фактура, пов’язаний з діяльністю, не випав з бухгалтерського обігу.

Які терміни записів до КДВ і як виглядає коригування помилок?

Записи у КДВ повинні здійснюватися постійно, відповідно до хронології подій. Однак законодавець допускає певні спрощення, особливо коли ведення книги Ви доручаєте бухгалтерському бюро.

Терміни записів, коли Ви ведете КДВ самостійно

Стандартно Ви здійснюєте записи один раз на день, після закінчення дня, до якого відносяться господарські події. У Вас є на це час не пізніше початку роботи наступного дня. Такий ритм забезпечує узгодженість КДВ з документами продажу та купівлі.

Терміни записів, коли КДВ веде бухгалтерське бюро

Якщо КДВ веде Progress Holding, Ви можете передавати документи комплексно. Записи можуть тоді здійснюватися до 20-го дня місяця за попередній місяць. Умовою є ведення записів у хронологічному порядку.

Коригування помилок у КДВ

Помилки у КДВ виправляєте через корекцію запису, зі збереженням читабельності. Найчастіше застосовується закреслення помилкової суми та вписування правильної з підписом та датою. В електронних системах важливо, щоб корекція залишала слід в історії змін.

Як вести КДВ електронно і що змінює JPK_PKPIR у 2026 році?

З 2026 року платники PIT, які подають JPK_V7, повинні вести КДВ електронно у комп’ютерній програмі. Дані з книги будуть передаватися у структурі JPK_PKPIR на вимогу податкових органів, а в наступні роки, ймовірно, циклічно.

Хто повинен вести КДВ виключно електронно?

• платники PIT, що розраховують ПДВ та передають файл JPK_V7M або JPK_V7K,
• підприємці, які ведуть продаж, що вимагає обліку в бухгалтерських системах,
• більшість платників податків, що ведуть діяльність на КДВ, з деякими винятками, вказаними у законі.

Нова структура JPK_PKPIR з 2026 року

Міністерство фінансів опублікувало брошуру, що описує структуру JPK_PKPIR, чинну з 1 січня 2026 року. Файл включає заголовкові дані, ідентифікаційні дані платника податків, а також детальну інформацію про доходи, витрати та інвентаризацію (Spis z natury). Це означає, що помилки у КДВ буде набагато легше виявити під час контролю.

Як технічно підготуватися до нових вимог?

Вам потрібна бухгалтерська програма, яка підтримує нову схему JPK_PKPIR, а також безпечний архів даних. Варто встановити внутрішні процедури документообігу та контролю якості записів. Progress Holding може взяти на себе повне обслуговування КДВ, підготовку та відправку JPK, завдяки чому Вам не потрібно турбуватися про конфігурацію системи.

Як це виглядає на практиці? Досвід Progress Holding

Понад десяток років ми ведемо КДВ для підприємців з Польщі та з-за кордону, головним чином у Варшаві. На підставі аналізу понад 500 процесів реєстрації та сотень річних розрахунків ми бачимо помилки, що повторюються. Добра новина в тому, що більшості з них можна легко уникнути.

Наші дані: найчастіші помилки у КДВ

• затримка передачі документів до бюро, через що записи не є “постійно”,
• відсутність зв’язку звітів з фіскального апарату із записами у КДВ,
• неправильний розрахунок змішаних витрат, наприклад, автомобіля, що використовується приватно та для бізнесу,
• опущення дрібних онлайн-витрат, таких як абонементи на додатки та інструменти,
• проблеми з розрахунком рахунків-фактур в іноземних валютах та курсових різниць.

Як ми працюємо з іноземними клієнтами

Багато наших клієнтів – це іноземці, які засновують першу фірму в Польщі і не знають місцевих правил. Ми допомагаємо їм вибрати форму діяльності, отримати PESEL або NIP та відкрити банківський рахунок. Потім ми ведемо КДВ двома робочими мовами, пояснюючи податкові наслідки кожного бізнес-рішення.

Модель співпраці з Progress Holding при КДВ

Зазвичай ми встановлюємо фіксований графік передачі документів – наприклад, раз на тиждень або раз на місяць. Клієнт має доступ до актуальних фінансових результатів та прогнозу податку, завдяки чому може планувати ліквідність. Якщо Ви плануєте розвиток, ми одразу проектуємо процес так, щоб легко було перейти на повний бухгалтерський облік.

Найчастіше задавані питання

Нижче Ви знайдете відповіді на питання, які я найчастіше чую від підприємців, що починають роботу з КДВ. Кожне з них може бути окремою шпаргалкою для використання у Вашій фірмі.

Чи може іноземець вести діяльність на КДВ у Польщі?

Так, за умови, що він має право на ведення діяльності в Польщі та відповідає реєстраційним вимогам. Вид необхідних документів залежить від громадянства та підстави перебування. У Progress Holding ми аналізуємо Вашу імміграційну та податкову ситуацію та підбираємо безпечну модель дії.

Як довго потрібно зберігати КДВ та документи?

КДВ та бухгалтерські документи Ви зберігаєте, як правило, протягом п’яти років, рахуючи від кінця року, в якому минув термін сплати податку. На практиці це часто означає зберігання документації протягом шести повних календарних років. В електронній версії важливі також резервні копії.

Чи повинна КДВ вестися бухгалтерським бюро?

Закон не вимагає використання бухгалтерського бюро, Ви можете вести КДВ самостійно. На практиці багато людей вирішують покладатися на підтримку фахівців, тому що податкові правила часто змінюються. Progress Holding бере на себе відповідальність за правильне ведення КДВ та представляє Вас перед податковою інспекцією.

Чи можу я змінити форму оподаткування при КДВ протягом року?

Зазвичай форму оподаткування Ви обираєте на початку року, і вона діє до його кінця. Повернення з лінійної ставки на шкалу можливе з наступного податкового року, на підставі заяви. Винятки рідкісні, тому таке важливе правильне рішення на старті, найкраще після консультації з радником.

Які наслідки відсутності КДВ або серйозних помилок?

Відсутність КДВ або грубі помилки у книзі можуть призвести до оцінки доходу податковою інспекцією. Це може означати вищий податок та можливі кримінально-фінансові санкції. Регулярний перегляд книги Progress Holding значно зменшує цей ризик.

Чи можу я призупинити діяльність і що тоді з КДВ?

У період призупинення діяльності Ви, як правило, не обліковуєте поточні доходи та витрати, тому що їх по суті немає. Однак Ви все ще зберігаєте існуючу документацію та можете обліковувати деякі події, наприклад, амортизацію. Варто перед призупиненням проконсультуватися з бухгалтером, щоб обрати найбільш вигідний момент.

Які терміни сплати авансових платежів на податок при КДВ?

При КДВ авансові платежі на прибутковий податок Ви сплачуєте щомісячно або щоквартально, якщо відповідаєте умовам малого платника податків. Термін – це зазвичай 20-й день місяця, наступного за розрахунковим періодом. У Progress Holding ми розраховуємо авансові платежі та нагадуємо Вам про терміни, щоб уникнути відсотків. КДВ у 2026 році залишається основним інструментом розрахунків для тисяч малих фірм, але вимагає все більшої дисципліни та узгодженості з електронними системами. Якщо Ви хочете зосередитися на розвитку бізнесу, а не на відстеженні змін у правилах, віддайте бухгалтерію в руки фахівців. Вам потрібна професійна підтримка? Зв’яжіться з нами в Progress Holding за номером +48 603 232 418 або електронною поштою office@progressholding.pl.