Податкова Перевірка (Kontrola Skarbowa) – посібник 2026

Податкова перевірка (kontrola skarbowa) – це перевірка того, чи правильно Ваша фірма розраховує податки та веде документацію. Ви можете пройти її спокійно, якщо знаєте свої права, обов’язки та заздалегідь упорядкуєте книги та файли JPK. У цьому посібнику Ви отримуєте практичний список документів та покроковий план дій.

Що таке податкова перевірка і коли орган її розпочинає?

Податкова перевірка (kontrola podatkowa) перевіряє, чи виконуєте Ви обов’язки, що випливають із податкових положень. Вона розпочинається після вручення уповноваження та пред’явлення службового посвідчення, зазвичай після попереднього повідомлення про намір розпочати перевірку.

Правові основи податкової перевірки

Процедури податкової перевірки регулює, головним чином, Податковий кодекс (Ordynacja podatkowa). Правила контролю господарської діяльності визначає Закон про право підприємців (Prawo przedsiębiorców). Митно-фіскальний контроль, який проводить Національна Фіскальна Адміністрація (KAS), ґрунтується на окремому Законі про KAS.

• Податковий кодекс – зведений текст (isap.sejm.gov.pl)
• Закон про право підприємців – зведений текст 2024 (isap.sejm.gov.pl)
• Закон про Національну Фіскальну Адміністрацію (isap.sejm.gov.pl)

Етапи типової податкової перевірки

1. Повідомлення про намір розпочати перевірку, якщо тільки положення не передбачають виняток.
2. Розпочаток перевірки шляхом вручення уповноваження та пред’явлення посвідчень контролерів.
3. Контрольні дії в офісі фірми, бухгалтерському бюро або податковій інспекції.
4. Складання та вручення протоколу перевірки.
5. Можливе податкове провадження та рішення, якщо виявлено порушення.

Терміни початку перевірки після повідомлення

Податкова перевірка розпочинається не раніше ніж через 7 днів і не пізніше ніж через 30 днів з моменту вручення повідомлення. Більш ранній початок можливий лише за Вашої згоди. З 2025 року повідомлення повинно містити попередній список документів, які орган очікує під час перевірки.

Які у Вас права та обов’язки під час податкової перевірки?

Ви зобов’язані надати документи та уможливити проведення перевірки. Водночас Вам належать конкретні права, включно з правом на представника, інформацію та подання застережень до висновків органу.

Ваші основні обов’язки перед органом

• надання документів та даних, необхідних для проведення перевірки,
• особиста явка або явка через представника на виклик органу,
• надання пояснень, відповідей на запитання контролерів та подання заяв,
• забезпечення місця для роботи контролерам та доступу до бухгалтерських систем.

Ваші найважливіші права як контрольованого суб’єкта

• право на попереднє повідомлення про намір розпочати перевірку, з винятками із закону,
• право діяти через представника та бути присутнім при контрольних діях,
• право ознайомлення з матеріалами справи та складання з них нотаток і копій,
• право подання застережень до протоколу перевірки протягом 14 днів з моменту вручення.

Представництво Progress Holding під час перевірки

Ви можете призначити представника, який буде представляти Вашу фірму перед органом. У Progress Holding ми готуємо довіреності, ведемо кореспонденцію з органом та беремо участь у контрольних діях. Для іноземців ми пояснюємо всі дії простим способом, також англійською, щоб перевірка була зрозумілою та передбачуваною.

Які бухгалтерські документи потрібно підготувати до податкової перевірки?

Основою є податкові або бухгалтерські книги, рахунки-фактури, податкові декларації та банківські виписки. Додатково підготуйте договори, складські документи, платіжні відомості та обліки основних засобів – залежно від обсягу перевірки.

Список основних документів – загальна перевірка

Область розрахунків	Приклади документів
Книги та обліки	КДВ або бухгалтерські книги, обліки доходів, облікова політика, план рахунків.
ПДВ та продаж	Реєстри ПДВ, файли JPK_V7, звіти з фіскального апарату, обліки продажу, рахунки-фактури продажу.
Купівлі та витрати	Рахунки-фактури витрат, договори з постачальниками, протоколи приймання, документи витрат на відрядження.
Прибутковий податок	Декларації PIT або CIT, авансові платежі, обліки основних засобів, амортизація, кредитні документи.
Банк та каса	Банківські виписки, касові звіти, докази внесків та виплат, договори банківських рахунків.
Працівники та ZUS	Трудові договори та договори доручення, платіжні відомості, декларації ZUS DRA, перекази внесків.
Контракти та логістика	Договори з контрагентами, замовлення, WZ (документи видачі), накладні, документи експорту та WDT (внутрішньосоюзної поставки).

Додаткові документи при перевірці ПДВ

• реєстри ПДВ продажу та купівлі за період, охоплений перевіркою,
• файли JPK_V7M або JPK_V7K та можливі корекції цих файлів,
• підтвердження поставок, транспортні документи, підтвердження вивезення при експорті та WDT,
• докази оплати при транзакціях з суб’єктами підвищеного галузевого ризику.

Додаткові документи при перевірці прибуткового податку

• облік основних засобів та нематеріальних активів, документи купівлі та продажу,
• договори позик, кредитів, гарантій та поручительств разом із графіками погашення,
• документація трансфертного ціноутворення, якщо у Вас є транзакції з пов’язаними суб’єктами,
• зведення розрахунків списань коригувань вартості, резервів та курсових різниць.

Документи працівників та ZUS

• трудові договори, менеджерські контракти, договори доручення та підряду,
• особові справи працівників, положення про оплату праці та преміювання,
• платіжні відомості, картки заробітної плати, підтвердження переказів винагород,
• декларації та звіти ZUS, підтвердження сплати внесків.

Як Progress Holding допомагає зібрати документи

Після отримання повідомлення ми готуємо для Вас персоналізований список документів для перевірки. Ми перевіряємо узгодженість книг, декларацій та банківських виписок, перш ніж їх побачать контролери. Завдяки цьому ризик неприємних сюрпризів під час перевірки значно знижується.

Як підготувати електронні документи та файли JPK до перевірки?

Якщо Ви ведете бухгалтерію електронно, орган може вимагати передачі файлів у форматі JPK. Ви повинні бути готові згенерувати їх з бухгалтерської системи та передати способом, узгодженим з органом.

Які файли JPK може вимагати податкова інспекція?

Єдиний Контрольний Файл (Jednolity Plik Kontrolny) включає кілька структур, у тому числі JPK_V7, що надсилається циклічно. На вимогу орган може попросити про JPK_KR, JPK_WB, JPK_MAG, JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_PKPIR або JPK_EWP. Ці файли Ви генеруєте безпосередньо з бухгалтерської програми у форматі XML.

Стандарти підготовки електронних даних

• забезпечте узгодженість нумерації документів між книгами, реєстрами ПДВ та файлами JPK,
• підготуйте опис структури Вашої бухгалтерської системи та зв’язків рахунків,
• перевірте, чи є у Вас архів файлів JPK та підтвердження їх відправки,
• обмежте доступ до експорту даних лише особам, відповідальним за контакт з органом.

Підтримка Progress Holding при JPK та системах

У Progress Holding ми тестуємо правильність файлів JPK ще до їх передачі органам. У разі необхідності ми допомагаємо Вам перейти на систему, яка відповідає актуальним вимогам Міністерства фінансів. Для іноземців ми перекладаємо технічні вимоги на просту мову та узгоджуємо безпечний спосіб передачі даних.

Як крок за кроком підготувати фірму до приходу контролерів?

Найкраще поставитися до повідомлення про перевірку як до проекту з чітким планом. Розділіть підготовку на кілька простих етапів, призначте відповідальних осіб та контролюйте хід робіт.

План дій після отримання повідомлення

1. Уважно прочитайте обсяг перевірки, вказаний період та вид податку.
2. Призначте особу, відповідальну за контакт з контролерами та документообіг.
3. Зв’яжіться з Progress Holding, щоб обговорити ризики та графік підготовки.
4. Перевірте декларації та JPK за період, охоплений перевіркою, розгляньте корекції до початку.
5. Складіть документи відповідно до попереднього списку з повідомлення та нашого чек-листа.
6. Підготуйте робоче місце для контролерів та доступ до бухгалтерських систем.

Організаційний чек-лист на день початку перевірки

• список осіб, уповноважених представляти фірму перед органом,
• актуальні довіреності для Progress Holding у паперовій чи електронній формі,
• реєстр переданих документів та копій, виданих контролерам,
• внутрішні інструкції, хто може розмовляти з контролерами та в якому обсязі.

Як поводитися під час перевірки

Варто, щоб комунікація з органом здійснювалася через одну відповідальну особу. На складніші запитання Ви можете попросити час та відповісти письмово після консультації з нами. Фіксуйте усні домовленості та просіть підтвердження важливих питань у протоколі або кореспонденції.

Як довго може тривати податкова перевірка у 2026 році?

Час тривалості всіх перевірок одного органу у підприємця в році обмежений. Він залежить від розміру фірми, згідно із Законом про право підприємців.

Ліміти часу перевірки згідно з розміром підприємця

Тип підприємця	Максимальний загальний час перевірки в році
Мікропідприємець	12 робочих днів
Малий підприємець	18 робочих днів
Середній підприємець	24 робочі дні
Інші підприємці	48 робочих днів

Коли ліміти можуть не застосовуватися?

Закон передбачає винятки, наприклад, у справах, пов’язаних зі злочинами або фіскальними злочинами. Винятки також можуть випливати з положень ЄС або міжнародних угод. Якщо орган посилається на виняток, попросіть вказати конкретну правову підставу письмово.

Як реагувати на занадто довгу перевірку?

Коли у Вас складається враження, що перевірка триває занадто довго, перевірте суму днів з протоколів. Ви можете звернутися до начальника інспекції із заявою про дотримання законних лімітів. У спірних ситуаціях варто проконсультувати справу з радником та – якщо це обґрунтовано – з Омбудсменом малих та середніх підприємців.

Чим відрізняється податкова перевірка від митно-фіскального контролю KAS?

Податкова перевірка проводиться, як правило, податковою інспекцією на підставі Податкового кодексу. Митно-фіскальний контроль проводиться Національною Фіскальною Адміністрацією та має ширші повноваження, охоплюючи також мито, акциз та боротьбу з податковими шахрайствами.

Податкова перевірка податкової інспекції

Податковий орган зазвичай повідомляє Вас про намір розпочати перевірку до її початку. Метою є перевірка, чи правильно Ви розраховуєте податки згідно з Податковим кодексом. Перевірка закінчується протоколом, який може, але не зобов’язаний, призвести до початку податкового провадження.

Митно-фіскальний контроль, який проводить KAS

Митно-фіскальний контроль проводять начальники митно-фіскальних управлінь на підставі Закону про KAS. Часто він стосується галузей, особливо схильних до зловживань, наприклад, обігу паливом, електронікою, електронною комерцією або акцизними товарами. Повноваження службовців ширші, а перевірка може розпочатися без попереднього повідомлення.

Як підготуватися до перевірки KAS?

У випадку митно-фіскального контролю особливо важлива добра документація логістики та ланцюга поставок. Підготуйте договори з перевізниками, транспортні документи, підтвердження митних оформлень та розрахунки акцизу. Progress Holding допомагає проаналізувати ризик у цих областях та підготувати фірму до більш вимогливої перевірки.

Як це виглядає на практиці? Досвід Progress Holding

Протягом багатьох років ми надаємо бухгалтерське та консультаційне обслуговування для польських фірм та іноземців, що ведуть бізнес у Польщі. На підставі аналізу понад 300 перевірок та сотень викликів до інспекцій ми бачимо повторювані схеми помилок. Цей досвід ми перекладаємо у практичні процедури підготовки до перевірки.

Наш досвід у податкових перевірках

Найчастіше ми підтримуємо клієнтів у перевірках ПДВ, CIT або PIT, а також у перехресних перевірках. Ми готуємо фірму до передачі книг, файлів JPK та комерційних документів узгодженим чином. Завдяки цьому контролери отримують упорядкований матеріал, а розмова фокусується на суті, а не на хаосі в документах.

Найчастіші помилки, які ми бачимо перед перевіркою

• відсутність попереднього аудиту декларацій та JPK перед приходом контролерів,
• неузгодженість між рахунками-фактурами, книгами, JPK та банківськими виписками,
• непідписані договори або розрахунки, що ґрунтуються виключно на електронній кореспонденції,
• відсутність документів, що підтверджують реальність транзакцій з іноземними контрагентами,
• незрозумілий поділ відповідальності у фірмі та відсутність призначеної контактної особи.

Як виглядає співпраця з Progress Holding при перевірці

Ми розпочинаємо з короткого аналізу повідомлення та поточних розрахунків. Потім ми готуємо список документів, план комунікації з органом та поділ завдань у Вашій фірмі. Наприкінці ми допомагаємо у розмовах з контролерами та при формулюванні застережень до протоколу, якщо цього вимагає ситуація.

Найчастіше задавані питання

Нижче Ви знайдете короткі відповіді на питання, які підприємці найчастіше ставлять перед податковою перевіркою. Кожне Ви можете трактувати як самостійну шпаргалку для Вашої фірми.

Чи мушу я впустити контролера без попереднього повідомлення?

Як правило, орган повинен заздалегідь повідомити про намір розпочати перевірку. Однак існують винятки, наприклад, при підозрі у злочині або в певних ситуаціях ПДВ. Завжди просіть пред’явити посвідчення та уповноваження, перш ніж надасте документи.

Чи можу я скоригувати декларації після отримання повідомлення?

Так, до моменту розпочатку перевірки Ви все ще можете коригувати декларації. Однак пам’ятайте, що положення розрізняють розмір відсотків залежно від моменту корекції. Варто проконсультувати корекції з радником, щоб уникнути додаткових суперечок.

Чи може перевірка відбуватися віддалено, на підставі електронних файлів?

Так, орган все частіше аналізує дані на підставі переданих файлів JPK та сканів документів. Контролери можуть фізично приїхати до Вашої фірми, але значну частину роботи виконують в інспекції. Тому якість даних у бухгалтерській системі має таке велике значення.

Чи може іноземець призначити польського представника для перевірки?

Так, підприємець, який є іноземцем, може призначити податкового представника. Представника Ви заявляєте до інспекції, найчастіше електронно або на відповідному бланку. У Progress Holding ми беремо на себе роль такого представника і ведемо комунікацію з органом від Вашого імені.

Що робити, якщо у мене немає всіх документів, які просить орган?

Не приховуйте цього, а поясніть ситуацію контролеру письмово. Попросіть контрагента, банк або інші установи про дублікати документів. Ми можемо допомогти підготувати пояснення та встановити реальний термін доповнення недоліків.

Чи завжди перевірка закінчується податковим рішенням?

Податкова перевірка закінчується протоколом, який описує висновки контролерів. Якщо орган не виявить істотних порушень, провадження може на цьому закінчитися. Податкове рішення з’являється лише в окремому провадженні, коли орган вважатиме це за необхідне. Найважливіший висновок простий: чим краще Ви підготуєте документи та процедури, тим спокійніше пройдете податкову перевірку. Вам не потрібно робити це самому – Ви можете зосередитися на бізнесі, а податкові питання довірити фахівцям. Потребуєте професійної підтримки? Зв’яжіться з нами в Progress Holding за номером +48 603 232 418 або електронною поштою office@progressholding.pl.