Як легально працевлаштувати іноземця в Польщі у 2026 році? - Progress Holding – Бухгалтерія та реєстрація бізнесу в Польщі для іноземців

Щоб легально працевлаштувати іноземця в Польщі у 2026 році, ваша фірма повинна виконати три умови: легальне перебування, документ, що допускає до ринку праці, а також правильний договір та повідомлення. У цьому посібнику я показую практичний шлях крок за кроком для основних груп іноземців. Я описую правовий стан, актуальний на 20 листопада 2025 р., з урахуванням нових правил, що діють з 1 червня 2025 р., та продовження особливих правил працевлаштування громадян України до 4 березня 2026 р. Я також вказую, де перевірити актуальні інтерпретації на сторінках польських установ.

Які основні принципи легального працевлаштування іноземця в Польщі у 2026 році?

Легальне працевлаштування іноземця в Польщі базується на простому рівнянні: легальне перебування + право на працю + відповідний договір. Коли будь-який елемент є неправильним, ви ризикуєте високим штрафом за нелегальне доручення роботи.

Три стовпи легальної роботи іноземця

Перед підписанням договору з іноземцем завжди перевіряйте три сфери. Завдяки цьому ви обмежуєте ризик перевірок та дорогих коригувань.

• Легальне перебування – дійсна віза, карта побиту (посвідка на проживання), безвізовий режим або особливі правила, наприклад, для громадян України.
• Право на працю – дозвіл на роботу, дозвіл на тимчасове перебування та роботу, освідчення (заява), сезонний дозвіл або звільнення від обов’язку мати дозвіл.
• Договір та умови – письмовий договір, що відповідає документу, відповідна винагорода та реєстрація в ZUS та установах.

Базова схема оцінки легальності працевлаштування

Таблиця нижче показує просту схему, яку я застосовую при попередній оцінці легальності працевлаштування іноземця. Ви можете трактувати її як чекліст для відділу кадрів або власника малого бізнесу.

Елемент	Про що ви запитуєте?	Типові документи
Перебування	Чи перебування є легальним і чи дозволяє працювати?	Національна віза, віза Шенген PL, карта побиту, спецустава UA
Право на працю	Чи має іноземець доступ до ринку праці?	Дозвіл на роботу, дозвіл на перебування та роботу, освідчення, сезонний дозвіл, повідомлення UA, звільнення від обов’язку дозволу
Договір	Чи договір відображає умови з документа?	Трудовий договір (Umowa o pracę), договір доручення (Zlecenie), B2B разом з перекладом для іноземця
Умови праці	Чи винагорода та ставка відповідають законним вимогам?	Ставка щонайменше як у документі та не нижче польського мінімуму
Повідомлення	Чи виконано всі повідомлення до установ?	ZUS, податкова інспекція, повідомлення до центру зайнятості / воєводи

У Progress Holding ми проводимо такий аудит ще перед підписанням першого договору з іноземцем. Завдяки цьому ваша фірма розпочинає співпрацю з безпечного рівня, а не з виправлення помилок після першої перевірки.

Які документи дають право іноземцю на роботу в Польщі у 2026 році?

У 2026 році іноземець може працювати в Польщі на підставі кількох видів документів або звільнення від обов’язку мати дозвіл. Конкретний документ залежить від громадянства, статусу перебування та виду виконуваної роботи.

Громадяни ЄС, ЄЕЗ та Швейцарії

Громадяни країн ЄС, ЄЕЗ та Швейцарії можуть, як правило, працювати в Польщі без дозволу на роботу. Однак вони дбають про легальне перебування, а при довшому перебуванні — про реєстрацію перебування та документ про проживання.

Громадяни України – спецустава та повідомлення про доручення роботи

Громадяни України, які легально перебувають у Польщі у зв’язку з війною, можуть працювати без стандартного дозволу. Умовою є подання електронного повідомлення про доручення роботи роботодавцем протягом 7 днів від її початку. Нові правила продовжують визнання перебування багатьох громадян України легальним до 4 березня 2026 р. Також збережено модель працевлаштування, що базується на повідомленні, яке подається через систему praca.gov.pl, без додаткових оплат.

Громадяни Вірменії, Білорусі, Грузії, Молдови та Вірменії – освідчення

Для громадян п’яти держав: України, Білорусі, Грузії, Молдови та Вірменії, передбачено спрощений доступ до ринку праці. Ви можете доручити роботу на підставі заяви про доручення виконання роботи іноземцю (oświadczenie), внесеної до реєстру заяв. Вже кілька років заява може охоплювати період роботи до 24 місяців, а початок роботи має настати не пізніше 6 місяців від подання заяви. З 2025 року додаються також додаткові обов’язки, зокрема надсилання копії договору до центру зайнятості перед початком роботи.

Інші громадяни третіх країн – дозволи на роботу та перебування

Більшості громадян країн поза ЄС, ЄЕЗ та Швейцарії потрібен документ, що допускає до польського ринку праці. Найчастіше це буде дозвіл на роботу, дозвіл на тимчасове перебування та роботу або дозвіл на сезонну роботу.

Документ	Для кого	Хто видає	Максимальний період
Дозвіл на роботу (тип A)	Робота у польського роботодавця в Польщі	Воєвода	Зазвичай до 3 років, залежно від договору
Дозвіл на тимчасове перебування та роботу	Перебування та робота у вказаного роботодавця	Воєвода	До 3 років
Дозвіл на сезонну роботу	Сезонні роботи у визначених галузях	Староста	До 9 місяців у календарному році
Заява (освідчення) про доручення роботи	Громадяни UA, BY, GE, MD, AM	Староста / центр зайнятості	До 24 місяців
Звільнення від обов’язку дозволу	Зокрема випускники польських навчальних закладів, Карта Поляка	Не стосується	Залежно від перебування та договору

Якщо ви не впевнені, який документ буде правильним для конкретного працівника, ви можете доручити нам аналіз ситуації. У Progress Holding ми готуємо для клієнтів коротку правово-податкову записку, яка описує оптимальний шлях працевлаштування даного іноземця.

Як крок за кроком працевлаштувати іноземця у 2026 році?

Процедура працевлаштування іноземця у 2026 році вже повністю цифрова та багатоетапна. Ви повинні запланувати послідовність дій, оскільки неправильна черговість може анулювати документи або затримати старт роботи.

Крок 1: Перевірте громадянство та статус перебування

На початку ви перевіряєте, з якої держави походить кандидат і на якій підставі він перебуває в Польщі. Це вирішує, чи взагалі потрібен дозвіл, заява, чи достатньо самого повідомлення, як при багатьох громадянах України.

• Для громадян ЄС/ЄЕЗ/Швейцарії ключовим є легальне перебування, а не дозвіл на роботу.
• Для громадян України, що підпадають під спецуставу, ви перевіряєте, чи вкладаються вони у продовжений період захисту до 4 березня 2026 р.
• Для інших іноземців ви обираєте відповідний тип дозволу або заяви.

Крок 2: Оберіть правильний документ, що допускає до ринку праці

Наступний крок — це вибір шляху: заява, повідомлення, дозвіл на роботу або дозвіл на перебування та роботу. У 2026 році всі ці процедури проводяться електронно, через портал praca.gov.pl або відповідні е-системи установ.

• Для простих робіт, що не вимагають високих кваліфікацій, часто достатньо заяви або сезонного дозволу.
• Для спеціалістів та керівних кадрів типовим є дозвіл на роботу або єдиний дозвіл на перебування та роботу.
• При довшій співпраці вигідно відразу запланувати шлях: віза – дозвіл – карта побиту.

Крок 3: Підготуйте пропозицію та договір, що відповідають законним вимогам

У пропозиції про роботу та договорі ви повинні забезпечити винагороду щонайменше на рівні польського мінімуму. При багатьох дозволах винагорода не може бути також нижчою за зарплату працівників на схожих посадах. Договір має бути укладений у письмовій формі, а іноземець повинен отримати переклад зрозумілою йому мовою. З 2025 року у вас є додатковий обов’язок надіслати копію договору до установи, яка видала дозвіл або внесла заяву, ще перед допуском іноземця до роботи.

Крок 4: Подайте заяви електронно та виконайте повідомлення

З 1 червня 2025 р. заяви про дозволи на роботу та заяви (освідчення) ви подаєте виключно електронно. Ви використовуєте для цього кваліфікований підпис, довірений профіль або е-посвідчення.

• У системі praca.gov.pl ви створюєте акаунт роботодавця або уповноваженої особи.
• До заяви ви додаєте проект договору, дані іноземця, інформацію про посаду та винагороду.
• Після початку роботи ви реєструєте іноземця в ZUS протягом 7 днів, а при громадянах України додатково подаєте повідомлення, якщо воно вимагається.

Якщо ви хочете розвантажити свій відділ кадрів, ви можете передати ці кроки до Progress Holding. Ми готуємо заяви, обслуговуємо кореспонденцію з установами та пильнуємо терміни, а ви отримуєте ясний статус справи польською або англійською мовою.

Як відрізняється працевлаштування громадян ЄС, України та інших третіх країн?

У 2026 році спосіб працевлаштування іноземця сильно залежить від його громадянства. Інші правила діють для громадянина Франції, інші для громадянина України, а ще інші для громадянина, наприклад, Індії чи Філіппін.

Громадяни ЄС/ЄЕЗ/Швейцарії – спрощена модель

При громадянах ЄС/ЄЕЗ/Швейцарії ви концентруєтеся на стандартних правилах трудового права та податків. Вам не потрібен дозвіл на роботу, натомість при перебуванні понад 3 місяці працівник повинен виконати формальності щодо перебування.

Громадяни України – особливі правила до 4 березня 2026 р.

Для громадян України надалі діє особливий режим, пов’язаний зі спецуставою. Легальне перебування багатьох осіб продовжено в силу закону, а доступ до ринку праці відбувається на підставі простого повідомлення, поданого роботодавцем. Цей шлях значно швидший, ніж стандартні дозволи на роботу, але вимагає дотримання термінів та точного заповнення електронної форми. У Progress Holding ми найчастіше поєднуємо повідомлення з паралельним шляхом отримання дозволу на перебування, щоб забезпечити довшу співпрацю.

Інші громадяни третіх країн – стандартні та сезонні дозволи

Для інших іноземців найчастіше вам потрібен дозвіл на роботу або дозвіл на тимчасове перебування та роботу. У сезонних секторах, таких як сільське господарство або туризм, застосовуються дозволи на сезонну роботу на термін до 9 місяців на рік.

Які обов’язки має роботодавець перед установами при працевлаштуванні іноземця?

З 2025 року ваші обов’язки як роботодавця перед інституціями значно розширилися. Йдеться як про підготовку документів, так і про те, що ви робите після початку роботи іноземцем.

Обов’язки перед допуском іноземця до роботи

Перед початком роботи іноземця ви повинні перевірити його документ про перебування та право на працю. З червня 2025 р. ви також повинні надіслати копію договору до органу, який видав дозвіл або вніс заяву.

• Ви перевіряєте візу, карту побиту або інший документ про перебування і робите з нього копію в справу.
• Ви перевіряєте, чи охоплює документ, що допускає до ринку праці, вашу фірму, посаду, місце роботи та ставку.
• Перед початком роботи ви надсилаєте скан договору через praca.gov.pl до відповідного центру зайнятості або воєводі.

Обов’язки після початку роботи

Після початку роботи у вас є обов’язок реєстрації іноземця в ZUS і, в багатьох випадках, інформування установи про початок роботи. При повідомленні громадянина України важливий термін 7 днів, що рахується від дня доручення роботи.

• Ви реєструєте іноземця для страхування протягом 7 днів від дня початку роботи.
• Ви інформуєте центр зайнятості або воєводу про початок, закінчення або ненастання початку роботи, згідно з рішенням або записом заяви.
• Ви зберігаєте документи, що стосуються працевлаштування іноземця, щоб мати можливість показати їх PIP, Прикордонній службі або податковій.

На практиці ці обов’язки є для багатьох малих фірм великим адміністративним навантаженням. Тому все частіше ми переймаємо в Progress Holding роль зовнішнього відділу кадрів, який пильнує терміни повідомлень та готує відповідні коригування.

Які санкції за нелегальне працевлаштування іноземця в Польщі?

З 1 червня 2025 р. штрафи за нелегальне працевлаштування іноземців значно вищі. Роботодавець, який нелегально доручає роботу іноземцю, повинен рахуватися зі штрафом від 3 000 до 50 000 злотих за кожен випадок.

Як розуміти «нелегальне доручення роботи»?

Нелегальне доручення роботи — це не тільки відсутність дозволу на роботу. Це також працевлаштування іноземця, який не має легального перебування, або доручення роботи на інших умовах, ніж зазначені в дозволі, заяві чи повідомленні. Новий закон про умови допустимості доручення роботи іноземцям та оновлені кримінальні правила передбачають високі штрафи за такі порушення. Мінімальний штраф становить 3 000 злотих за одного іноземця, а максимальний може сягнути 50 000 злотых.

Наслідки для іноземця

Іноземець, який нелегально виконує роботу, також несе відповідальність. Правила передбачають штраф щонайменше 1 000 злотих, а в крайніх випадках проблеми з продовженням перебування. Тому при перевірках PIP або Прикордонної служби обидві сторони повинні мати можливість показати комплект документів. У Progress Holding ми готуємо для клієнтів «папки перевірки» з упорядкованими копіями документів на випадок візиту інспекції.

Як це виглядає на практиці? Досвід Progress Holding

У роботі з клієнтами Progress Holding я бачу, що працевлаштування іноземців у Польщі часто є першим серйозним контактом з польським міграційним правом. Добре запланований процес дає фірмі впевненість та стабільність, а погано запланований генерує стрес та витрати вже при першій перевірці.

Найчастіші моделі співпраці з іноземцями

На практиці я зустрічаю три найчастіші моделі співпраці з іноземцями. Кожна з них вимагає іншого укладання документів, але логіка схожа.

• Модель «швидкий старт» – заява або повідомлення UA, а паралельно шлях карти побиту та роботи.
• Модель «IT-спеціаліст» – дозвіл на тимчасове перебування та роботу з винагородою явно вище мінімуму та стабільний договір.
• Модель «сезонний» – дозвіл на сезонну роботу, часто з опцією багатосезонного запису для тих самих працівників.

Найчастіші помилки, які я бачу в документах роботодавців

• Договір укладено на інших умовах, ніж у заяві або дозволі (інша ставка, інше місце роботи).
• Відсутність надсилання копії договору до установи після змін з 2025 року.
• Неправильний титул перебування – наприклад, робота на туристичній візі або візі іншої країни Шенген.
• Перевищення обсягу роботи, вписаного в документі, без зміни рішення або нової заяви.

Як конкретно допомагає Progress Holding?

У Progress Holding ми можемо запланувати з вами весь шлях працевлаштування конкретного іноземця. Це включає підбір документа, підготовку заяв та договорів, а також постійне кадрово-зарплатне та податкове обслуговування вашої фірми. Для іноземних клієнтів та польських підприємців, які наймають іноземців, ми ведемо обслуговування польською та англійською мовами. Якщо ви плануєте більшу міжнародну команду, ми можемо також допомогти в реєстрації компанії, отриманні номерів PESEL або NIP для ключових осіб та вибудовуванні структури розрахунків.

Найчастіші запитання про працевлаштування іноземців у Польщі у 2026 році?

Нижче ви знайдете відповіді на запитання, які я найчастіше чую від клієнтів, які планують працевлаштування іноземців. Ви можете використати цю секцію як швидку шпаргалку для себе або свого відділу кадрів.

Чи завжди мені потрібен дозвіл на роботу для іноземця?

Не завжди. Громадяни ЄС/ЄЕЗ/Швейцарії, частина випускників польських вишів, особи з Картою Поляка або багато громадян України можуть працювати без дозволу. Однак ви завжди повинні перевірити, чи потрапляє конкретний іноземець до каталогу звільнень та чи легальне його перебування.

Чи можу я найняти іноземця на договір доручення або B2B?

Так, закон допускає працевлаштування іноземця на договір доручення (umowa zlecenia) або співпрацю B2B, якщо документ, що допускає до ринку праці, це охоплює. Однак ви повинні пам’ятати про мінімальну годинну ставку та про те, щоб не замінювати трудовий договір цивільно-правовим договором, коли фактично мають місце трудові відносини.

Чи може іноземець почати роботу, коли він чекає на рішення про дозвіл?

У частині випадків так, наприклад, при сезонній роботі або продовженні чинного дозволу. Однак мають бути виконані детальні умови закону та виконавчих правил, зокрема подання заяви без недоліків та робота на дотеперішніх умовах права на працю.

Чи можу я найняти іноземця, який має візу іншої країни Шенген?

З 2025 року іноземці з візами інших країн Шенген, як правило, не можуть легально працювати в Польщі на цій підставі. У такій ситуації потрібно запланувати отримання відповідної візи або карти побиту, пов’язаної з роботою в Польщі.

Як швидко установа видасть дозвіл на роботу або перебування та роботу?

Час тривалості провадження залежить від воєводства та навантаження установи. На практиці стандартні справи тривають від кількох тижнів до кількох місяців, тому варто почати процедуру заздалегідь і відразу підготувати комплект документів.

Чи може Progress Holding вести за мене кореспонденцію з ZUS та центрами зайнятості?

Так. В рамках кадрово-зарплатного обслуговування та консалтингу для іноземців ми можемо стати вашою уповноваженою особою. Це включає подання заяв, отримання кореспонденції та роз’яснення офіційних листів, так щоб ви могли зосередитися на веденні бізнесу. Якщо ви плануєте найняти іноземця або цілу міжнародну команду в Польщі у 2026 році, добре підготовлена процедура заощадить вам стрес, час та гроші. Правильний підбір документів, договорів та повідомлень убезпечить вашу фірму від високих штрафів та дозволить спокійно розвивати бізнес. Вам потрібна професійна підтримка? Зв’яжіться з нами в Progress Holding за номером +48 603 232 418 або електронною поштою office@progressholding.pl.