Відрядження в Польщі 2026 — добові, ліміти, звітність

Працівник, який за дорученням роботодавця виконує завдання за межами постійного місця роботи, має право на добові у розмірі 45 злотих на добу (станом на лютий 2026 року), а також на відшкодування витрат на проїзд, проживання та місцевий транспорт. При закордонних відрядженнях ставка добових залежить від країни призначення — наприклад, 49 EUR у Німеччині, 55 EUR у Франції або 59 USD у США. Нижче наведено актуальні ставки, правила нарахування, ліміти на проживання та вимоги до документації.

Що таке службове відрядження за польським законодавством?

Службове відрядження (podróż służbowa) — це виконання службового завдання за межами населеного пункту, зазначеного у трудовому договорі як постійне місце роботи, за дорученням роботодавця. Добові виплачуються в обов’язковому порядку — працівник не має права від них відмовитися. Правова підстава: стаття 77⁵ Кодексу праці Польщі.

Три умови визнання поїздки відрядженням

Щоб поїздка була визнана службовим відрядженням відповідно до Кодексу праці, мають бути одночасно виконані три умови:

1. Доручення роботодавця — поїздка має бути ініційована роботодавцем, а не самим працівником.
2. Службове завдання — метою поїздки є конкретне завдання (зустріч із клієнтом, навчання, монтаж у замовника).
3. Місце за межами постійного місця роботи — працівник виїжджає за межі населеного пункту, зазначеного у трудовому договорі.

Щоденна дорога до офісу не є відрядженням. Поїздки мобільного працівника (наприклад, торговельного представника) у межах регіону, зазначеного в договорі, також не є відрядженням. За досвідом Progress Holding, саме помилкова кваліфікація поїздок як відряджень є однією з найпоширеніших кадрових проблем — особливо в компаніях із виїзними працівниками.

Який розмір добових при внутрішніх відрядженнях у 2026 році?

Добові при відрядженнях у межах Польщі в 2026 році становлять 45 злотих за кожну добу відрядження. Ця ставка діє з 1 січня 2023 року на підставі розпорядження Міністра сім’ї та соціальної політики від 25 жовтня 2022 року (Dz.U. 2022, poz. 2302).

Як розрахувати добові залежно від тривалості поїздки

Розмір добових залежить від того, скільки часу триває відрядження. Правила розрахунку відрізняються для одноденних і багатоденних поїздок.

Тривалість поїздки	Розмір добових	Сума (2026)
До 8 годин	Добові не виплачуються	0 злотих
Від 8 до 12 годин	50% добових	22,50 злотих
Понад 12 годин	100% добових	45 злотих
Понад добу — кожна повна доба	100% добових	45 злотих
Понад добу — неповна доба до 8 годин	50% добових	22,50 злотих
Понад добу — неповна доба понад 8 годин	100% добових	45 злотих

Коли добові зменшуються?

Якщо роботодавець забезпечує працівника безкоштовним харчуванням під час внутрішнього відрядження, добові зменшуються. Сніданок зменшує добові на 25% (11,25 злотих), обід — на 50% (22,50 злотих), вечеря — на 25% (11,25 злотих). При повному харчуванні добові не виплачуються. Те саме правило діє, якщо сніданок включено у вартість готелю.

Які фіксовані компенсації та ліміти діють при внутрішніх відрядженнях?

Окрім добових, працівнику належить відшкодування витрат на проживання (до 900 злотих на добу за рахунком або фіксована виплата 67,50 злотих без рахунку), компенсація за місцевий транспорт (9 злотих на добу) та відшкодування вартості проїзду до місця відрядження.

Вид компенсації	Основа розрахунку	Сума (2026)
Добові (за добу)	100% добових	45 злотих
Фіксована компенсація за проживання (без рахунку)	150% добових	67,50 злотих
Максимальне відшкодування за готель (з рахунком)	20 × добові	900 злотих
Компенсація за місцевий транспорт	20% добових	9 злотих
Кілометраж — автомобіль понад 900 см³	за км	1,15 злотих
Кілометраж — автомобіль до 900 см³	за км	0,89 злотих
Кілометраж — мотоцикл	за км	0,69 злотих
Кілометраж — мопед	за км	0,42 злотих

Умови виплати фіксованої компенсації за проживання

Фіксована компенсація за проживання (67,50 злотих) виплачується за умови, що нічліг тривав щонайменше 6 годин у проміжку між 21:00 та 7:00. Компенсація не виплачується, якщо роботодавець забезпечив безкоштовне проживання, працівник мав можливість повернутися додому або нічліг відбувався в дорозі (наприклад, у спальному вагоні).

На практиці чимало клієнтів Progress Holding встановлюють ліміт на готель нижчий за законодавчі 900 злотих — наприклад, 350–500 злотих за добу — у внутрішньому положенні про оплату праці. Це допускається, але сума не може бути нижчою за фіксовану компенсацію (67,50 злотих).

Які добові діють при закордонних відрядженнях у 2026 році?

Розмір добових при закордонних відрядженнях залежить від країни призначення й виражається в іноземній валюті. Чинні ставки визначено у додатку до розпорядження Міністра праці та соціальної політики від 29 січня 2013 року (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190). У 2026 році ставки не змінилися порівняно з 2023 роком.

Країна	Добові	Ліміт на проживання
Німеччина	49 EUR	170 EUR
Франція	55 EUR	200 EUR
Велика Британія	45 GBP	220 GBP
Італія	53 EUR	192 EUR
Іспанія	50 EUR	200 EUR
Нідерланди	50 EUR	150 EUR
Чехія	41 EUR	131 EUR
Литва	45 EUR	130 EUR
Україна	41 EUR	140 EUR
США	59 USD	200 USD
Швейцарія	88 CHF	220 CHF
Швеція	510 SEK	2 000 SEK

Як нарахувати добові при закордонному відрядженні?

Правила нарахування добових при закордонних відрядженнях відрізняються від внутрішніх. За кожну повну добу за кордоном виплачується 100% добових. За неповну добу діють пороги: до 8 годин — 1/3 добових, від 8 до 12 годин — 50%, понад 12 годин — повні добові.

Зменшення добових при забезпеченні харчуванням за кордоном

Якщо роботодавець забезпечує безкоштовне харчування під час закордонного відрядження, добові зменшуються: сніданок — на 15%, обід — на 30%, вечеря — на 30%. При повному харчуванні працівник отримує лише 25% добових (на дрібні витрати). Якщо замість харчування працівник отримує грошовий еквівалент — добові не виплачуються.

Коли починається і закінчується закордонне відрядження?

Момент початку та закінчення закордонного відрядження залежить від виду транспорту. При наземному сполученні (автомобіль, автобус, потяг) закордонне відрядження починається з моменту перетину кордону Польщі — внутрішня ділянка оформлюється окремо як внутрішнє відрядження. При авіаперельоті — з моменту вильоту літака з останнього аеропорту в Польщі. При морському сполученні — з моменту виходу судна з польського порту.

Які документи потрібні для оформлення відрядження?

Основними документами є наказ про відрядження, виданий роботодавцем до поїздки, та звіт про витрати, складений працівником упродовж 14 днів після повернення.

Повний комплект документації

Для належного оформлення відрядження потрібні такі документи:

• Наказ про відрядження — дані працівника, мета поїздки, місце призначення, дати виїзду та повернення, вид транспорту, відомості про аванс.
• Звіт про витрати — складається працівником після повернення: добові, фіксовані компенсації, витрати на проїзд, проживання, інші витрати.
• Рахунки та квитанції — за проживання, квитки, оплату автострад, паркування.
• Квитки — залізничні, авіа, автобусні (квиток на відстань понад 50 км може замінювати рахунок-фактуру).
• Журнал пробігу автомобіля — якщо працівник використовує власний автомобіль за згодою роботодавця.
• Заява працівника — у разі відсутності рахунку або квитанції за понесену витрату.

Строки оформлення

Працівник зобов’язаний подати звіт про витрати з підтвердними документами упродовж 14 днів з дня закінчення відрядження. Якщо перед поїздкою було видано аванс, він ураховується в межах того самого строку. Переплату роботодавець повертає працівникові. Недоплату — утримує з наступної зарплати (за згодою працівника) або зараховує в рахунок майбутнього відрядження.

Обробивши сотні звітів про відрядження у Progress Holding, ми знаємо, що найчастіша причина затримок — відсутність рахунку за готель. Якщо працівник не надасть рахунку за проживання, йому автоматично належить фіксована компенсація 67,50 злотих, а не відшкодування за фактом. Роботодавець не має права відмовити у фіксованій виплаті, якщо тільки проживання не було забезпечене безкоштовно.

Як відобразити витрати на відрядження в бухгалтерському обліку?

Витрати на відрядження працівника є податково вираховними витратами роботодавця в межах лімітів, установлених розпорядженням. У податковій книзі (KPiR) вони відображаються в графі 13 «Інші витрати» на підставі звіту про відрядження (внутрішній документ).

Відображення в податковій книзі (KPiR)

Підставою для запису в податковій книзі є звіт про відрядження — бланк наказу про відрядження з розрахунком витрат. До нього додаються рахунки, квитанції, квитки та заяви. Усе відображається в графі 13 «Інші витрати». Сам бланк звіту є бухгалтерським документом — окремий внутрішній документ не потрібен, якщо звіт містить усі необхідні реквізити.

Відображення в повній бухгалтерії

У бухгалтерських книгах витрати на відрядження працівника проводяться таким чином:

• Дебет рахунку 40 «Витрати за видами» → аналітика: Інші операційні витрати — відрядження
• Кредит рахунку 23-4 «Інші розрахунки з працівниками» → іменний рахунок працівника

Розрахунок за авансом і повернення різниці: Дебет 23-4, Кредит 13-0 (розрахунковий рахунок) або 10 (каса). Якщо відрядження стосується конкретного проекту — додається паралельна проводка на рахунках групи 5 (витрати за місцями виникнення).

Курс валюти при закордонному відрядженні

Витрати в іноземній валюті перераховуються у злоті за середнім курсом Національного банку Польщі (NBP) за останній робочий день, що передує даті документа (рахунку, квитанції). Добові за закордонне відрядження перераховуються за курсом NBP за день, що передує дню виплати або оформлення звіту. Курсові різниці (між курсом видачі авансу та курсом розрахунку) є оподатковуваним доходом або вираховною витратою.

Чи звільняються добові від податку на доходи та соціальних внесків?

Так. Добові та інші виплати за час відрядження працівника звільнені від податку на доходи (PIT) і не входять до бази нарахування соціальних внесків (ZUS) — у межах лімітів, установлених розпорядженням. Правова підстава: стаття 21 п. 1 пп. 16 літ. a Закону про податок на доходи фізичних осіб.

Що з сумами понад ліміт?

Роботодавець приватного сектору має право встановити вищі ставки добових у внутрішньому положенні про оплату праці, колективному договорі або трудовому контракті. Проте перевищення над законодавчою ставкою є доходом працівника, що підлягає оподаткуванню PIT та обкладенню соціальними внесками ZUS. Приклад: якщо компанія виплачує добові 80 злотих, то 45 злотих звільнено від податку, а з решти 35 злотих необхідно сплатити податок і внески.

Водночас добові не можуть бути встановлені нижче 45 злотих за добу внутрішнього відрядження. Стаття 77⁵ § 4 Кодексу праці прямо забороняє встановлення добових нижче законодавчої ставки.

Що зміниться за планованого підвищення добових до 60 злотих?

У січні 2026 року Міністерство сім’ї, праці та соціальної політики опублікувало проект розпорядження (№ 90 у реєстрі RCL), який передбачає підвищення добових при внутрішніх відрядженнях із 45 до 60 злотих — зростання на 33%. Проект перебуває на етапі громадських консультацій та міжвідомчого погодження. Нові ставки набудуть чинності через 14 днів після публікації в Журналі законів.

Як зміняться пов’язані виплати після підвищення

Вид компенсації	Поточна ставка (добові 45 зл.)	Проектована ставка (добові 60 зл.)
Добові (за добу)	45 злотих	60 злотих
Компенсація за проживання (150% добових)	67,50 злотих	90 злотих
Ліміт на готель (20 × добові)	900 злотих	1 200 злотих
Компенсація за місцевий транспорт (20% добових)	9 злотих	12 злотих

Проект також передбачає підвищення окремих закордонних добових — зокрема для Великої Британії (з 45 GBP до 50 GBP), Чехії (з 41 EUR до 45 EUR) та Білорусі (з 42 EUR до 45 EUR) — а також збільшення лімітів на проживання для багатьох країн. Для деяких держав (Норвегія, Швеція, Данія) планується перехід на євро як валюту добових.

За досвідом Progress Holding, при таких змінах роботодавцям варто оновити внутрішнє положення про оплату праці та бюджет відряджень ще до набрання розпорядженням чинності. Проект містить перехідні положення: відрядження, розпочаті до новелізації, оформлюються за старими правилами, а за час після набрання чинності — за новими.

Практичний досвід Progress Holding

На підставі кадрового та розрахункового обслуговування понад 280 компаній у Progress Holding — зокрема кількох десятків, що регулярно направляють працівників у внутрішні та закордонні відрядження — ми виявили чотири найпоширеніші помилки при оформленні відряджень.

Помилка 1: відсутність письмового наказу про відрядження

42% нових клієнтів, які звертаються до нас із кадровими проблемами, не оформлюють письмових наказів про відрядження. Працівники їздять «за телефонним дзвінком», а документація з’являється лише після запиту бухгалтера. Відсутність наказу — відсутність підстави для оформлення витрат — ризик відмови у вирахуванні з боку податкової.

Помилка 2: незменшення добових при забезпеченні харчуванням

Якщо у вартість готелю включено сніданок, добові необхідно зменшити на 25% (11,25 злотих при внутрішніх відрядженнях) або на 15% (при закордонних). Чимало роботодавців цього не роблять. При перевірці ZUS або податкової переплата добових визнається доходом працівника та обкладається PIT і соціальними внесками.

Помилка 3: невірний курс валюти при закордонному відрядженні

Роботодавці перераховують добові за курсом на день виїзду або повернення. Правильний курс — середній курс NBP за день, що передує дню виплати або оформлення звіту. Помилка призводить до неправильного відображення витрат і потенційних курсових різниць.

Помилка 4: вирахування ПДВ із готельних рахунків

Готельні та ресторанні послуги не дають права на вирахування вхідного ПДВ — стаття 88 п. 1 пп. 4 Закону про ПДВ. Повна сума брутто з готельного рахунку відображається у витратах. Цю помилку ми спостерігаємо приблизно в 15% нових клієнтів, які раніше вели облік самостійно.

Найпоширеніші запитання

Чи може роботодавець встановити добові вищі за законодавчі?

Так. Роботодавець приватного сектору має право встановити вищі добові у внутрішньому положенні, колективному договорі або трудовому контракті. Проте добові при внутрішніх відрядженнях не можуть бути нижчими за 45 злотих. Перевищення над законодавчою ставкою є доходом працівника, що підлягає PIT і ZUS.

Чи має право на добові працівник за цивільно-правовим договором?

Норми Кодексу праці поширюються лише на працівників за трудовим договором. Виконавець за цивільно-правовим договором (zleceniobiorca) може отримати відшкодування витрат на відрядження, якщо це передбачено договором. Звільнення від PIT діє в межах ставок розпорядження (ст. 21 п. 1 пп. 16 літ. b Закону про PIT), за умови, що ці витрати не були вже враховані виконавцем як його податково вираховні витрати.

Чи може фізична особа-підприємець списати добові за власне відрядження?

Так. Фізична особа-підприємець має право включити добові до податково вираховних витрат — у межах ставок розпорядження. Добові є непрямою витратою, що відображається в графі 13 KPiR на підставі розрахунку відрядження (внутрішній документ). Ліміт не поширюється на проживання та проїзд — вони оформлюються на підставі рахунків.

У який строк працівник має подати звіт про відрядження?

Працівник зобов’язаний подати звіт про витрати з підтвердними документами упродовж 14 днів з дня закінчення відрядження. При видачі авансу він ураховується в межах того самого строку. Порушення строку не позбавляє працівника права на виплати, але ускладнює своєчасне відображення витрат в обліку роботодавця.

Чи належать добові за поїздку коротшу за 8 годин?

Ні. При одноденній поїздці тривалістю менше 8 годин добові не виплачуються. При поїздці від 8 до 12 годин — 50% добових (22,50 злотих). Понад 12 годин — повні добові 45 злотих.

Коли набуде чинності підвищення добових до 60 злотих?

Проект розпорядження про підвищення добових при внутрішніх відрядженнях до 60 злотих (№ 90 у реєстрі RCL) перебуває на етапі громадських консультацій від 23 січня 2026 року. Нові ставки набудуть чинності через 14 днів після публікації в Журналі законів. На дату публікації цієї статті (лютий 2026 року) розпорядження ще не підписане.

Про що пам’ятати при оформленні відрядження працівника

Належне оформлення відрядження потребує трьох елементів: наказу про відрядження, коректного розрахунку добових (з урахуванням тривалості поїздки та забезпеченого харчування) та повного комплекту документів. Добові та фіксовані компенсації в межах законодавчих ставок звільнені від PIT і ZUS. Суми понад ліміт є доходом працівника. Витрати на відрядження відображаються в графі 13 KPiR або на рахунку 40 (відрядження) в бухгалтерських книгах.

Стежте за проектом підвищення добових до 60 злотих. Після набрання ним чинності зміняться всі пов’язані компенсації та ліміти на проживання — завчасно оновіть внутрішнє положення про оплату праці та бюджет відряджень.

Потрібна допомога з оформленням внутрішніх і закордонних відряджень або кадрово-розрахунковим обслуговуванням? Зв’яжіться з нами в Progress Holding за телефоном +48 603 232 418 або електронною поштою office@progressholding.pl. Підготуємо положення про відрядження, оформимо витрати та забезпечимо правильне відображення в обліку.